Peppol : l’avenir de la facturation électronique en Belgique

Qu’est-ce que Peppol et pourquoi est-ce important ?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau ouvert et standardisé qui facilite l’échange de documents électroniques entre les entreprises et les autorités publiques. Il garantit que les factures et autres documents commerciaux puissent être envoyés en toute sécurité, de manière traçable et dans le respect de la réglementation.

En Belgique, Peppol est non seulement considéré comme la norme pour la facturation B2G, mais deviendra aussi obligatoire pour la facturation B2B à partir de 2026. L’objectif est de numériser l’ensemble de la chaîne, afin que les entreprises ne dépendent plus de factures papier ou de fichiers PDF qui doivent être traités manuellement.

Comment fonctionne Peppol ?

Peppol utilise un modèle « four-corner » pour l’échange standardisé et sécurisé de factures entre les entreprises et les autorités. Les expéditeurs et les destinataires communiquent par l’intermédiaire de leur propre fournisseur de services, sans devoir entretenir un lien direct.

1. Norme Peppol BIS 3.0

Les factures respectent un format XML structuré conforme à la norme européenne EN 16931. Elles sont ainsi uniformes et lisibles par machine, quel que soit le logiciel de facturation utilisé.

2. Envoi via les points d’accès Peppol

Les entreprises se connectent sans difficulté au réseau Peppol grâce à un point d’accès (Access Point) Peppol. Il s’agit d’un intermédiaire qui traite la facture et la transmet au point d’accès du destinataire. Les deux parties utilisent leur propre logiciel ou fournisseur de services.

3. Le modèle « four-corner » en pratique

Chaque facture transite par quatre maillons :

Corner 1 : L’expéditeur établit une facture au format Peppol BIS 3.0.

Corner 2 : Le point d’accès Peppol émetteur vérifie la facture et la transmet via le réseau Peppol.

Corner 3 : Le point d’accès Peppol qui reçoit la facture la traite et la prépare pour le destinataire.

Corner 4 : Le destinataire traite la facture dans son système ERP ou comptable.

4. Envoi sécurisé et traçable

Chaque étape du réseau Peppol fait l’objet d’un suivi de bout en bout. Ce faisant, vous avez à tout moment la garantie que la facture parviendra au destinataire concerné. De plus, les expéditeurs et les destinataires peuvent voir le statut de la facture en temps réel :

• Reçue
• En cours de traitement
• Acceptée
• Refusée
• Informations complémentaires requises
• Acceptée sous réserve
• Payée

Pratique, non ?

Difficultés pour les entreprises dans la mise en œuvre de Peppol

Si le passage à Peppol offre des avantages considérables, il comporte aussi quelques défis :

• De nombreuses entreprises ne sont pas encore connectées à un point d’accès Peppol
  De nombreux systèmes d’ERP et de facturation utilisés ne prennent pas encore en charge Peppol par défaut. Cela signifie qu’elles doivent soit étendre leur logiciel existant, soit faire appel à un fournisseur d’accès externe.
  
  
• Le format UBL n’est pas toujours compatible
  Bien que la norme européenne Peppol soit fondée sur l’Universal Business Language (UBL), tous les systèmes ne prennent pas en charge ce format pour les factures entrantes et sortantes.
  
  
• La facturation internationale requiert une attention particulière
  Les entreprises actives au niveau international doivent vérifier si leur fournisseur d’accès Peppol prend en charge la facturation au-delà des frontières nationales.

À quoi faut-il prêter attention lors du choix d’un fournisseur d’accès Peppol ?

Tous les fournisseurs d’accès Peppol n’offrent pas les mêmes fonctionnalités. Quelques critères essentiels pour guider votre choix :

• Couverture internationale
  Pouvez-vous envoyer et recevoir des factures en dehors de la Belgique ?
  
• Prise en charge de différents types de documents
  Souhaitez-vous envoyer uniquement des factures, ou également d’autres documents, tels que des notes de crédit, des contrats, des mises à jour de paiements et de statuts, des catalogues, des tarifs et des bons de commande et de livraison ?
  
• Réglementation à venir
  Le fournisseur est-il préparé à la future obligation de déclaration électronique ?
  
• Options d’intégration
  Dans quelle mesure la solution est-elle facile à intégrer à votre logiciel d’ERP ou de comptabilité actuel ?

Avantages de Peppol pour votre entreprise

Outre le respect des obligations légales, Peppol offre des avantages importants à votre entreprise :

✔ Efficacité et automatisation

Moins de traitement manuel, des délais de traitement raccourcis et des frais administratifs réduits.

✔ Amélioration du flux de trésorerie

Le traitement automatique et l’accélération des paiements améliorent le flux de trésorerie des entreprises.

✔ Sécurité et traçabilité accrues

Peppol utilise des points d’accès certifiés et un système de chiffrement, ce qui réduit considérablement le risque de fraude ou de perte de factures.

✔ Réduction des coûts

Plus besoin de factures papier ni de timbres. Cela permet non seulement de réduire les coûts, mais contribue également à rendre l’organisation plus durable.

Préparez votre entreprise à cette échéance dès à présent

La date du 1^er janvier 2026 approchant à grands pas, il est important que votre entreprise se prépare à la facturation avec Peppol en temps utile. Les étapes suivantes vous aideront à effectuer une transition en douceur :

1. Vérifiez votre système de facturation actuel
Votre logiciel actuel peut-il déjà envoyer et recevoir des factures via Peppol ?

2. Sélectionnez un fournisseur d’accès Peppol
Choisissez un fournisseur compatible avec votre logiciel, qui prend en charge la facturation internationale et qui répond à toutes les exigences légales et de sécurité.

3. Formez votre équipe
Peppol n’est pas difficile à utiliser. Veillez simplement à ce que vos collaborateurs sachent comment traiter les factures via Peppol.

4. Profitez des avantages fiscaux
Pourquoi attendre ? Les autorités belges offrent des déductions fiscales et des déductions pour investissement aux entreprises qui investissent à temps dans la facturation numérique.

Comment Breev facilite l’intégration avec Peppol

Passer à Peppol vous semble complexe ? Breev simplifie les choses.

Avec notre solution, vous n’avez pas besoin de mettre sur pied votre propre liaison Peppol. Nous proposons un canal d’envoi Peppol entièrement intégré et compatible avec vos systèmes existants.

• Raccordement facile à votre logiciel d’ERP ou comptable
• Traçabilité complète et facturation sécurisée
• Possibilité de combiner Peppol à d’autres canaux d’envoi

Veillez à une communication réussie grâce à l’envoi multicanal

Bien que Peppol devienne la norme, tous les clients et fournisseurs ne sont pas prêts à l’adopter. C’est pourquoi Breev propose une combinaison de sept canaux d’envoi pour s’assurer que vos factures arrivent toujours à destination :

• Courrier électronique sécurisé (eRDS)
• Facturation électronique et Peppol (facturation électronique)
• eBox (boîte aux lettres des pouvoirs publics)
• Digital Registered Email (qERDS)
• Impression et envoi
• Doccle (coffre-fort numérique)
• E-mails

Si une facture transmise via Peppol n’est pas reçue ou traitée, le système passe automatiquement à un autre canal d’envoi. Vous réduisez ainsi le risque de factures impayées et améliorez votre flux de trésorerie.

Passer à Peppol sans attendre ? Programmez une démo !

Vous souhaitez vous assurer que votre processus de facturation est paré pour Peppol et pour l’échéance de 2026 ?

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