Naar inhoud
Naar het overzicht

Peppol: de toekomst van e-facturatie in België

  • 13 maart 2025
  • 8 min. leestijd
  • Geschreven door Lukas De Neve

Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde e-facturatie verplicht voor alle business-to-business (B2B) transacties tussen btw-plichtige bedrijven in België. Deze verandering is bedoeld om de efficiëntie te verhogen, administratieve lasten te verlagen en btw-fraude tegen te gaan. De overstap naar elektronische facturatie is een cruciale stap in de digitalisering van het Belgische bedrijfsleven en zal grotendeels worden ondersteund door het Peppol-netwerk.

Maar wat betekent dit concreet voor jouw bedrijf? Hoe werkt Peppol precies? En hoe kan je je voorbereiden op de verplichting?

Wat is Peppol en waarom is het belangrijk?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een open en gestandaardiseerd netwerk dat het uitwisselen van elektronische documenten tussen bedrijven en overheden faciliteert. Het zorgt ervoor dat facturen en andere zakelijke documenten veilig, traceerbaar en conform de regelgeving kunnen worden verzonden.

In België geldt Peppol niet alleen als de standaard voor B2G-facturatie, maar wordt het vanaf 2026 ook verplicht voor B2B-facturatie. Het doel is om de hele keten te digitaliseren, zodat bedrijven niet langer afhankelijk zijn van papieren facturen of PDF-bestanden die handmatige verwerking vereisen.

Peppol zorgt voor minder fouten, snellere betalingen en lagere administratiekosten. Een must voor elke Belgische onderneming

Hoe werkt Peppol?

Peppol gebruikt een four-corner model om facturen veilig en gestandaardiseerd uit te wisselen tussen bedrijven en overheden. Verzenders en ontvangers communiceren via hun eigen serviceprovider, zonder dat ze een directe koppeling met elkaar nodig hebben.

1. Peppol BIS 3.0-standaard

Facturen volgen een gestructureerd XML-formaat dat voldoet aan de Europese norm EN 16931. Dit maakt ze uniform en machineleesbaar, ongeacht het gebruikte facturatiepakket.

2. Verzending via Peppol Access Points

Bedrijven sluiten zich aan op het Peppol-netwerk via een Peppol Access Point. Deze tussenpartij verwerkt de factuur en stuurt die door naar het Access Point van de ontvanger. Beide partijen gebruiken hun eigen software of dienstverlener.

3. Het four-corner model in de praktijk

Een factuur reist via vier schakels:

Corner 1: De verzender stelt een factuur op in Peppol BIS 3.0-formaat.

Corner 2: Het verzendende Peppol Access Point controleert de factuur en stuurt die door via het Peppol-netwerk.

Corner 3: Het ontvangende Peppol Access Point verwerkt de factuur en zet die klaar voor de ontvanger.

Corner 4: De ontvanger verwerkt de factuur in zijn ERP- of boekhoudsysteem.

4. Veilige en traceerbare verzending

Elke stap in het Peppol-netwerk krijgt end-to-end tracking. Zo ben je altijd zeker dat de factuur bij de juiste ontvanger toekomt. Bovendien zien verzenders en ontvangers in real-time wat de status is van de verzending:

  • Ontvangen
  • In verwerking
  • Geaccepteerd
  • Geweigerd
  • Aanvullende informatie vereist
  • Onder voorbehoud geaccepteerd
  • Betaald

Handig, toch?

Uitdagingen voor bedrijven bij Peppol-implementatie

Hoewel de overstap naar Peppol aanzienlijke voordelen biedt, brengt het ook enkele uitdagingen met zich mee:

  • Veel bedrijven zijn nog niet aangesloten op een Peppol Access Point
    Veel gebruikte ERP- en facturatiesystemen ondersteunen Peppol nog niet standaard. Dit betekent dat ze ofwel hun bestaande software moeten uitbreiden, of een externe Access Provider moeten inschakelen.

  • UBL-formaat is niet altijd compatibel
    Hoewel de Europese Peppol-standaard gebaseerd is op Universal Business Language (UBL), ondersteunen niet alle systemen dit formaat voor zowel inkomende als uitgaande facturen.

  • Internationale facturatie vereist extra aandacht
    Bedrijven die internationaal actief zijn, moeten controleren of hun Peppol Access Provider ondersteuning biedt voor facturatie over landsgrenzen heen.

Wie nu investeert in Peppol, bespaart tijd en geld, maar is ook klaar voor toekomstige regelgeving zoals verplichte e-reporting. Toch is niet elke Peppol Access Provider hier al op voorbereid.

Waarop moet je letten bij het kiezen van een Peppol Access Provider?

Niet elke Peppol Access Provider biedt dezelfde mogelijkheden. Enkele belangrijke criteria bij de keuze:

  • Internationale dekking
    Kan je facturen verzenden en ontvangen buiten België?

  • Ondersteuning voor verschillende documenttypes
    Wil je enkel facturen versturen, of ook documenten zoals creditnota’s en contracten, betalings- en statusupdates, catalogus- en prijslijstdocumenten, of order- en leveringsdocumenten?

  • Toekomstige regelgeving
    Is de provider voorbereid op verplichte e-reporting in de toekomst?

  • Integratie-opties
    Hoe eenvoudig kan de oplossing gekoppeld worden aan je huidige ERP of boekhoudsoftware?

Voordelen van Peppol voor jouw bedrijf

Naast enkel aan de wettelijke verplichtingen voldoen, biedt Peppol nog enkele belangrijke voordelen voor je onderneming:

✔ Efficiëntie en automatisering

Minder handmatige verwerking, snellere verwerkingstijden en lagere administratieve kosten.

✔ Verbeterde cashflow

Dankzij automatische verwerking en snellere betalingen wordt de cashflow van bedrijven verbeterd.

✔ Hogere veiligheid en traceerbaarheid

Peppol maakt gebruik van gecertificeerde Access Points en encryptie, waardoor de kans op fraude of verlies van facturen aanzienlijk vermindert.

✔ Kostenbesparing

Geen papieren facturen of postzegels meer nodig. Dit verlaagt niet alleen de kosten, maar draagt ook bij aan een duurzamere organisatie.

Bereid je bedrijf nu voor op de overstap

Met de deadline van 1 januari 2026 in zicht is het belangrijk om je bedrijf tijdig klaar te stomen voor Peppol-facturatie. Volgende stappen helpen je bij een vlotte transitie:

1. Controleer je huidige facturatiesysteem
Kan je bestaande software al Peppol-facturen verzenden en ontvangen?

2. Selecteer een Peppol Access Provider
Kies een provider die compatibel is met je software, internationale facturatie ondersteunt en voldoet aan alle beveiligings- en wettelijke vereisten.

3. Train je team
Peppol is niet moeilijk. Zorg er wel voor dat medewerkers weten hoe ze met Peppol-facturen moeten werken.

4. Maak gebruik van fiscale voordelen
Waarom wachten? De Belgische overheid biedt belastingaftrekken en investeringskortingen voor bedrijven die tijdig investeren in digitale facturatie.

Veel bedrijven gaan ervan uit dat hun huidige facturatiesoftware Peppol-proof is, maar in de praktijk is dat vaak anders.

Hoe Breev helpt bij een vlotte Peppol-integratie

De overstap naar Peppol kan complex lijken, maar Breev maakt het eenvoudig.

Met onze oplossing hoef je geen eigen Peppol-koppeling op te zetten. Wij bieden een volledig geïntegreerd Peppol-verzendkanaal dat compatibel is met je bestaande systemen.

  • Eenvoudige koppeling met je ERP of boekhoudsoftware
  • Volledige traceerbaarheid en beveiliging van facturen
  • Mogelijkheid om Peppol te combineren met andere verzendkanalen

Niet elke klant is tegen 2026 op Peppol aangesloten. Voor Belgische bedrijven wordt het verplicht, maar niet voor particulieren. Multi-channel verzending blijft daarom ook na 2026 essentieel om facturen correct af te leveren.

Verhoog de kans op succesvolle aflevering met multi-channel verzending

Hoewel Peppol de standaard wordt, is niet elke klant of leverancier er klaar voor. Daarom biedt Breev een combinatie van zeven verzendkanalen om ervoor te zorgen dat je facturen altijd aankomen:

Indien een factuur via Peppol niet wordt ontvangen of verwerkt, schakelt het systeem automatisch over naar een ander verzendkanaal. Op deze manier minimaliseer je het risico op onbetaalde facturen en verbeter je de cashflow.

Klaar voor Peppol? Plan een demo!

Wil je zeker zijn dat je facturatieproces Peppol-proof is tegen 2026?

Plan vrijblijvend een demo en ontdek hoe Breev je helpt om vlot en zonder zorgen over te schakelen naar Peppol-facturatie.

Plan nu jouw gratis demo →

Deel dit artikel