Doccle : envoyer des documents numériques de façon sûre et efficace

Qu’est-ce que Doccle ?

Doccle est une plateforme numérique qui fait office de dépôt centralisé et sécurisé pour les documents administratifs (entre autres). Avec Doccle, les citoyens et les entreprises reçoivent directement les documents envoyés par des organisations affiliées. Ils peuvent les conserver en toute sécurité et les gérer de façon simple. Plus de 4,4 millions de Belges utilisent la plateforme.

Grâce à sa simplicité et à sa fiabilité, vous recevez des documents directement dans votre coffre-fort numérique, sans devoir télécharger ou sauvegarder quoi que ce soit. Vous gagnez ainsi du temps et de l’argent, tout en réduisant les erreurs de traitement.

Contrairement au stockage classique dans le cloud ou aux pièces jointes des e-mails, Doccle propose un environnement spécialisé et sécurisé qui établit automatiquement des liens avec les organisations et les utilisateurs connectés.

Doccle versus traditionele e-mail

Veel bedrijven sturen administratieve documenten via e-mail, maar dat is niet zonder risico’s. E-mails raken verloren, belanden in spam of worden ongelezen genegeerd. Bovendien biedt e-mail geen sluitend bewijs van ontvangst, wat kan leiden tot juridische onzekerheid. Doccle lost al deze problemen op door een beveiligd en gecontroleerd afleverproces.

E-mails:

• Aucune garantie que le destinataire verra ou ouvrira l’e-mail.
• Risque que le courrier aboutisse dans les spams ou soit supprimé par erreur.
• Pas de preuve de réception.
• Sécurité réduite pour les documents sensibles.

Doccle:

• Le destinataire a explicitement choisi de recevoir des documents via Doccle.
• Les documents sont sauvegardés et accessibles dans le coffre-fort Doccle sécurisé.
• Piste d’audit complète avec horodatage des envois et des réceptions.
• Chiffrement de bout en bout et contrôle d’accès strict.

Pour quels documents Doccle est-il adapté ?

Doccle est principalement utilisé pour la communication B2C, dans le cadre de laquelle les entreprises transmettent des documents numériques directement à leurs clients. La plateforme est particulièrement intéressante pour les documents qui doivent être envoyés et archivés régulièrement, comme par exemple :

• Les factures et rappels de paiement
• Les fiches de paie et documents fiscaux
• Les polices et contrats d’assurance
• Les invitations à payer et factures d’abonnement

Les utilisateurs finaux choisissent les entreprises dont ils reçoivent les documents. Doccle est donc un canal d’envoi très fiable.

Comment fonctionne Doccle dans la pratique ?

Pour les entreprises, Doccle fonctionne comme un canal d’envoi automatisé qui peut être facilement intégré aux flux de travail existants :

1. L’expéditeur importe le document dans Doccle

2. Le destinataire reçoit une notification et peut accéder au document dans son propre environnement Doccle sécurisé

3. Le document est conservé pour que le destinataire puisse le consulter ou le télécharger ultérieurement

Simple et convivial !

Pourquoi les entreprises choisissent Doccle

Doccle n’est pas seulement pratique pour le destinataire, mais présente également des avantages concrets pour les entreprises qui souhaitent améliorer l’efficacité et la sécurité de l’envoi de documents.

 ✔ Fiabilité élevée des envois

Comme les utilisateurs s’enregistrent activement sur Doccle et acceptent explicitement de recevoir des documents par l’intermédiaire de la plateforme, le risque que des factures soient ignorées ou que des messages se perdent est minime. Le nombre de documents correctement livrés augmente, les retards de paiement diminuent.

✔ Sécurité juridique

Dans des secteurs tels que la finance, l’assurance et les RH, il est essentiel de pouvoir prouver qu’un document a été effectivement transmis à son destinataire. Doccle enregistre automatiquement chaque envoi et chaque interaction. Ainsi, vous disposez toujours d’une preuve valable ou d’une « piste d’audit » en cas de litige.

✔ Accélération des paiements

Dans Doccle, les factures peuvent être directement liées aux options de paiement. Les clients peuvent donc consulter leur facture et la régler d’emblée, sans aucune étape intermédiaire. Cela permet de réduire les délais de paiement moyens et d’améliorer la trésorerie.

✔ Signatures numériques

Grâce aux signatures numériques, Doccle rationalise la gestion des contrats et les procédures d’approbation. Gain de temps et sécurité juridique garantis.

✔ Sûr et conforme au RGPD

Le chiffrement et les contrôles d’accès stricts protègent les informations sensibles, pour éliminer le risque d’interception ou de fuite de données.

✔ Frais d’envoi réduits

Pas de courriers postaux, pas de frais d’impression, pas de retards : Doccle permet tout simplement à votre entreprise de gagner du temps et de l’argent.

✔ Aucun problème de suivi

Les documents étant automatiquement gérés à un seul endroit, le suivi manuel n’est plus nécessaire.

Comment Breev intègre Doccle dans une approche multicanal

Tous les destinataires n’utilisent pas activement Doccle. Pour s’assurer que les documents sont toujours remis en bonne et due forme, Breev combine automatiquement Doccle à six autres canaux d’envoi. Un document n’est pas ouvert sur Doccle ? Dans ce cas, le système le renvoie au moyen d’un autre canal, par exemple :

• Courrier électronique sécurisé 
• Facturation électronique et Peppol (facturation électronique)
• eBox (boîte aux lettres des pouvoirs publics)
• Digital Registered Email (eRDS/QeRDS)
• Impression et envoi
• E-mails

Supposons que vous envoyiez une police d’assurance via Doccle. Le document n’est toujours pas lu ? Dans ce cas, Breev emploie automatiquement un autre canal, tel que le courrier électronique sécurisé ou le courrier recommandé numérique via eRDS.

Cette approche multicanal augmente la probabilité d’un envoi réussi et réduit le risque d’impayés, car la stratégie d’envoi s’adapte au destinataire.

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