eBox : envoyer des documents officiels de manière sûre et efficace

Qui peut envoyer des documents via eBox ?

Une autorité publique ou une instance reconnue peut communiquer directement avec les citoyens et les entreprises via eBox. Cette possibilité concerne :

• Les autorités fédérales, régionales et locales (telles que les villes, les communes, les CPAS et les intercommunales) ;
• Les organismes de sécurité sociale (tels que l’ONSS, l’ONEM et les mutuelles) ;
• Les établissements de santé et les hôpitaux ;
• Les autorités fiscales et judiciaires ;
• Les organisations d’aide et les fonds de sécurité d’existence.

Avec eBox, vous transmettez les documents au bon destinataire de manière automatique, sécurisée et traçable en tant qu’expéditeur autorisé.

Quels sont les documents que vous pouvez envoyer avec eBox ?

Avec eBox, vous envoyez tous les documents dont les entreprises ou les citoyens ont besoin sur le plan juridique et administratif. Par exemple :

• Des documents fiscaux (déclarations de TVA, avis d’imposition, attestations, etc.) ;
• Des documents de l’ONSS (déclarations, attestations, prestations, etc.) ;
• Des notifications judiciaires (amendes de circulation, sanctions administratives, etc.) ;
• Des documents sanitaires et sociaux (remboursements, prestations, attestations, etc.) ;
• Des décisions des autorités et notifications officielles.

Chaque document envoyé reste juridiquement traçable, avec un accusé de réception et une liste des interactions.

Quels sont les avantages d’eBox ?

eBox garantit que les documents officiels sont livrés de manière plus efficace, plus sûre et plus probante sur le plan juridique :

✔ Livraison sécurisée – Aucun risque de perte de documents ou de fuite de données.

 ✔ Preuve juridique – Chaque document envoyé est enregistré avec la date et l’heure de réception.

 ✔ Plus efficace et moins cher – Pas de courrier papier, des frais d’envoi réduits et un suivi plus rapide.

 ✔ Accessible en permanence – Les destinataires peuvent consulter les documents en ligne sans risque de perte.

Comment eBox fonctionne-t-il pour les expéditeurs ?

1. Les documents sont envoyés automatiquement via une intégration logicielle ou téléchargés via le portail eBox.
2. Le destinataire reçoit une notification (e-mail ou notification dans son eBox).
3. Le document reste accessible au destinataire dans eBox.
4. En tant qu’expéditeur, vous avez la preuve de la livraison et de l’ouverture.

eBox peut être facilement intégré aux systèmes existants de gestion des documents et d’ERP, pour que les envois puissent être entièrement automatisés.

Comment eBox fonctionne-t-il pour les destinataires ?

Les entreprises sont tenues d’utiliser eBox pour leurs communications officielles avec les pouvoirs publics. Pour utiliser eBox, elles doivent activer leur boîte aux lettres numérique. 

Voici comment cela se passe :

1. Le citoyen ou le représentant légal active eBox via CSAM.
2. Le destinataire peut ajouter des utilisateurs supplémentaires, par exemple des collaborateurs ou des comptables.
3. Les documents officiels apparaissent automatiquement dans eBox.
4. Le destinataire peut paramétrer des notifications et des droits d’accès pour que les personnes concernées assurent le suivi des documents.

eBox peut être intégré dans les systèmes existants de gestion des documents et d’ERP, ce qui rend les documents immédiatement disponibles sur les plateformes internes des destinataires.

Pourquoi eBox ne suffit pas toujours

Bien qu’eBox constitue un canal d’envoi puissant et efficace pour les organismes officiels, il présente certaines limites :

• Tous les citoyens et toutes les entreprises ne consultent pas régulièrement leur eBox
  Certains destinataires ne se connectent que sporadiquement, ce qui signifie que des communications importantes peuvent passer inaperçues.
• Toutes les communications administratives ne peuvent pas passer par eBox
  Les factures aux entreprises et certains documents commerciaux ne sont pas envoyés par eBox.
• L’envoi de courriers recommandés avec eBox est réservé aux organismes publics

Les organismes publics peuvent envoyer des courriers recommandés sur eBox en sélectionnant l’option « recommandé ». Les autres organisations doivent opter pour une solution alternative, comme un courrier recommandé par la poste.

C’est pourquoi de nombreuses organisations adoptent une approche multicanal, qui combine eBox avec d’autres méthodes d’envoi.

Comment Breev intègre eBox dans une approche multicanal

Pour vous assurer que les documents parviennent toujours à leur destinataire, vous pouvez combiner eBox avec d’autres canaux.

Si un document n’est pas ouvert sur eBox, vous pouvez automatiquement employer les outils suivants :

• Courrier électronique sécurisé – Notifications supplémentaires ou envoi de secours
• Facturation électronique et Peppol – Pour les entreprises qui traitent les factures de manière structurée
• Digital Registered Email (eRDS/QeRDS) – Pour les documents juridiques avec accusé de réception
• Imprimer et envoyer – Si une copie physique est exigée.
• E-mails – Pour les communications non sensibles

Avec Breev, vous configurez des flux de travail pour que des types de documents spécifiques soient automatiquement envoyés sur plusieurs canaux. Par exemple, les documents juridiques peuvent être envoyés par défaut via eBox et Digital Registered Email (eRDS/QeRDS), afin de générer une preuve de livraison supplémentaire.

Voulez-vous aussi déployer eBox de façon optimale ?

Découvrez comment intégrer intelligemment eBox dans une stratégie multicanal pour que les citoyens et les entreprises reçoivent vos communications officielles.

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