Le courrier électronique (e-mail) est un moyen rapide et facile d’envoyer des documents. Mais, comme canal d’envoi primaire, il s’avère insuffisant.
Les messages importants disparaissent dans les dossiers de spam, sont perdus de vue ou tout simplement ignorés. En outre, le courrier électronique n’offre aucune sécurité juridique et est exposé au hameçonnage et à d’autres risques de piratage.
C’est pourquoi les entreprises et les organismes officiels se tournent de plus en plus vers des canaux de transmission numérique plus sûrs, tels que le courrier électronique sécurisé, eBox, Peppol et le qERDS pour envoyer des documents et des informations sensibles.
Quand pouvez-vous quand même utiliser les e-mails ? Quand est-ce trop risqué et comment les combiner intelligemment avec des canaux plus sûrs ?
Les e-mails restent un bon outil de communication, mais principalement pour les échanges qui ne contiennent pas de données confidentielles ou qui n’ont aucune implication juridique. Par exemple :
✔ Communications générales et à grande échelle
Pour les messages standard, tels que les avis, les bulletins d’information, les mises à jour de services et les publipostages commerciaux, pour autant que les informations ne soient pas confidentielles.
✔ Solution de rechange lorsque les autres canaux ne fonctionnent pas
Si un destinataire ne répond pas aux sollicitations adressées via eBox, Peppol, qERDS ou par courrier physique, le courrier électronique peut constituer un moyen de dernier recours pour établir le contact. Toutefois, pour les documents purement juridiques, les e-mails ne sont pas un outil entièrement satisfaisant.
✔ Messages urgents sans exigence juridique
Pour les communications numériques où la rapidité est plus importante que la confirmation de la réception, comme les courriels opérationnels entre collègues.
Pourquoi les e-mails classiques ne sont pas une option primaire fiable
Le courrier électronique présente certains avantages, mais reste peu fiable en tant que canal d’envoi principal pour les documents importants.
❌ Livraison non garantie
Les courriels n’arrivent pas toujours, sont victimes des filtres anti-spam ou sont ignorés dans une boîte de réception encombrée.
❌ Pas de preuve juridiquement probante
Contrairement au courrier électronique sécurisé (eRDS) ou à l’envoi recommandé numérique (qERDS), il n’existe aucune garantie de livraison ou de réception.
❌ Sécurité limitée pour les informations confidentielles
Les e-mails classiques sont vulnérables au piratage, à l’hameçonnage et à l’interception. Les factures, les contrats et autres documents sensibles sont mieux protégés sur des canaux plus sécurisés.
❌ Erreurs d’adresse et coordonnées obsolètes
Les adresses électroniques changent régulièrement. Ou bien une petite erreur dans l’adresse fait qu’un document n’arrive jamais à destination.
Des alternatives fiables pour une transmission numérique sécurisée
L’on privilégie souvent les e-mails pour leur rapidité et leur accessibilité. Mais pour les documents importants, la vitesse seule ne suffit pas. Le canal de transmission adéquat doit être conforme aux exigences légales et aux normes de sécurité, et garantir que le document parviendra au bon destinataire, correctement et de façon démontrable.
En fonction du type de document et du destinataire, il existe plusieurs solutions plus sûres :
- qERDS → Envois juridiquement recevables avec accusé de réception.
- eRDS → Courriers électroniques numériques sécurisés, avec garantie d’intégrité et d’origine. Convient aux communications confidentielles, mais n’a pas la valeur de preuve juridique du qERDS.
- eBox → Le canal officiel de communication des autorités et des instances reconnues à destination des citoyens et des entreprises.
- Peppol → Pour une facturation électronique sécurisée et standardisée, obligatoire à partir de 2026 pour toutes les entreprises belges.
L’approche de Breev : l’e-mail, solution de dernier recours dans le cadre d’un flux rationalisé
Le courrier électronique reste un canal utile, mais seulement s’il est utilisé correctement. Breev intègre intelligemment les e-mails classiques dans une stratégie multicanal et veille à ce qu’ils ne soient utilisés qu’à bon escient.
Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?
Breev permet l’utilisation stratégique des e-mails classiques dans le cadre d’un flux d’envoi automatisé. Ce canal n’est donc déployé que lorsque d’autres canaux ne sont pas disponibles.
Une livraison techniquement parfaite
Les e-mails envoyés via Breev portent votre propre nom de domaine, respectent votre charte graphique et disposent d’une garantie de livraison optimisée.
En outre, nous assurons une configuration technique correcte, paramètres DNS inclus, afin que les e-mails ne disparaissent pas dans les filtres anti-spam et soient livrés correctement.
Les e-mails restent ainsi une solution de rechange utile dans le cadre d’une stratégie multicanal mûrement réfléchie.
Conclusion : le courrier électronique, dernier maillon d’une stratégie d’envoi multicanal
Les e-mails ont toujours leur place dans une approche multicanal, mais c’est rarement le meilleur choix pour les communications importantes.
En utilisant stratégiquement le courrier électronique comme solution de rechange et en le combinant avec d’autres solutions plus sûres, vous garantissez des envois plus efficaces, moins de paiements manqués et un flux de communication juridiquement probant.
Vous souhaitez utiliser le courrier électronique de manière intelligente dans le cadre d’une stratégie d’envoi efficace ? Découvrez comment Breev vous aide à garantir la sécurité juridique, à réduire les retards de paiement et à optimiser votre flux de trésorerie.