Le courrier physique nécessite plus de manipulations que les alternatives numériques, mais reste indispensable dans certains cas : par exemple, en raison d’exigences légales ou parce que le destinataire exprime cette préférence.
Comment éviter les coûts inutiles et s’assurer que seules les lettres réellement nécessaires sont expédiées ?
La communication numérique est la norme, mais une lettre est parfois indispensable :
✔ Obligations juridiques et administratives
Certains documents doivent être envoyés physiquement pour être juridiquement valables. Dans certains cas, une signature physique ou des documents papier sont nécessaires, par exemple pour des dossiers médicaux ou des enregistrements officiels.
✔ Quand la communication numérique ne fonctionne pas
Les courriers électroniques atterrissent dans des dossiers de spam, les boîtes de réception sont surchargées ou les adresses sont incorrectes. L’envoi automatique du courrier garantit que le document parvienne au destinataire, quoi qu’il arrive.
✔ Les destinataires réagissent mieux au courrier papier
Les factures et les rappels sur papier se remarquent davantage et risquent moins d’être ignorés que les e-mails. Cela augmente les chances de paiement dans les délais.
Pourquoi l’envoi automatique du courrier est le choix logique des entreprises
Le traitement manuel du courrier coûte du temps et de l’argent et augmente le risque d’erreurs. L’automatisation offre une alternative plus efficace, avec quatre avantages majeurs :
✔ Réduction des coûts
L’absence de traitement manuel se traduit par une réduction des pertes de temps et des frais d’expédition.
✔ Moins d’erreurs
Les erreurs d’adresse ou les documents manquants sont automatiquement détectés.
✔ Complément de l’envoi numérique
Si un message numérique n’est pas lu ou ouvert, le système passe à l’impression et à l’envoi.
✔ Flexibilité
Choisissez le canal d’expédition le plus efficace pour chaque type de document et de destinataire.
✔ Personnalisation
Vous pouvez personnaliser l’enveloppe au maximum et définir une mise en page différente pour chaque flux de travail, sans devoir constituer vous-même une réserve d’enveloppes.
Tout ne peut pas se faire de façon numérique. L’envoi automatique du courrier garantit que les documents physiques ne sont envoyés que lorsque c’est réellement nécessaire, sans perte de temps ni coûts inutiles.
Comment fonctionne l’envoi physique automatisé ?
L’envoi automatique du courrier élimine les erreurs et les retards liés au traitement manuel. Voici comment cela fonctionne :
- Les documents sont traités numériquement et préparés pour l’envoi.
- Le système détermine le canal d’expédition optimal (numérique ou physique).
- Les lettres sont automatiquement imprimées, affranchies et envoyées.
- Le suivi et la traçabilité sont également automatisés.
Grâce à l’automatisation de l’envoi du courrier, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur votre cœur de métier.
Comment Breev intègre l’envoi physique dans une stratégie multicanal
Breev combine l’envoi numérique et physique dans un seul flux de travail intelligent.
Les documents sont d’abord envoyés par les canaux numériques les plus efficaces. Ce n’est que si la livraison numérique n’est pas possible ou reste sans réponse que le système passe automatiquement au courrier physique. Cela permet de s’assurer que chaque document parvient au destinataire dans de bonnes conditions et à temps, sans coûts inutiles ni consommation de papier superflue.
Quels sont les canaux prioritaires ?
- Peppol → Pour une facturation électronique sécurisée et standardisée, obligatoire à partir de 2026 pour toutes les entreprises belges.
- Envoi recommandé numérique (qERDS) → Pour les envois juridiquement probants avec accusé de réception garanti.
- Courrier électronique / e-mail sécurisé (ERDS) → Courriers électroniques numériques sécurisés, avec garantie d’intégrité et d’origine. Convient aux communications confidentielles, mais n’a pas la valeur de preuve juridique du qERDS.
- eBox → Le canal de communication officiel des autorités et des instances reconnues à destination des citoyens et des entreprises.
- Doccle → La plateforme de facturation numérique pour les particuliers et les entreprises. Les factures sont stockées de manière centralisée et payées immédiatement.
- Rappels par courrier électronique → Notifications supplémentaires pour les messages non ouverts via d’autres canaux d’envoi.
Exemple pratique :
Un hôpital envoie une facture via eBox ou Doccle. La facture n’est pas ouverte dans les délais impartis ? Le système passe automatiquement à l’envoi physique. Cela permet de réduire le nombre de factures sans réponse et de retards de paiement.
En combinant intelligemment envoi physique et envoi numérique, vous optimisez les chances de traitement et de livraison réussis.
L’envoi intelligent de courrier commence ici
Vous voulez rendre le traitement du courrier plus intelligent, tout en éliminant les coûts inutiles ? Avec Breev, vous automatisez vos envois physiques et les intégrez dans une stratégie multicanal.
- Stratégie numérique dans un premier temps, ensuite physique si nécessaire
- Toujours le canal approprié pour chaque document et chaque destinataire
- Coûts réduits, moins d’erreurs, livraison plus rapide