Fysieke post vraagt meer verwerking dan digitale alternatieven, maar blijft in sommige gevallen onmisbaar, bijvoorbeeld door wettelijke vereisten, of omdat de ontvanger het verkiest.
Hoe voorkom je onnodige kosten en zorg je ervoor dat alleen de écht noodzakelijke brieven worden verstuurd?
Digitale communicatie is de norm, maar soms is een brief onvermijdelijk:
✔ Juridische en administratieve verplichtingen
Sommige documenten moeten fysiek worden verstuurd om rechtsgeldig te zijn. In bepaalde gevallen is een fysieke handtekening of papieren archief vereist, bijvoorbeeld bij medische dossiers of officiële registraties.
✔ Wanneer digitale communicatie niet werkt
E-mails belanden in spamfolders, inboxen raken overvol of adressen zijn incorrect. Automatische postverzending garandeert dat het document toch aankomt.
✔ De ontvanger reageert beter op papieren post
Papieren facturen en aanmaningen vallen meer op en worden minder snel genegeerd dan e-mails. Dit verhoogt de kans op een tijdige betaling.
Waarom automatische postverzending voor bedrijven de logische keuze is
Handmatige postverwerking kost tijd en geld en verhoogt het risico op fouten. Automatisering biedt een efficiënter alternatief, met vier grote voordelen:
✔ Lagere kosten
Geen manuele verwerking betekent minder tijdverlies en lagere verzendkosten.
✔ Minder fouten
Adresfouten of ontbrekende documenten worden automatisch gedetecteerd.
✔ Back-up voor digitale verzending
Als een digitaal bericht niet gelezen of geopend wordt, schakelt het systeem over naar Print & Send.
✔ Flexibel
Kies per type document en ontvanger het meest efficiënte verzendkanaal.
✔ Gepersonaliseerd
Je kan de enveloppe maximaal personaliseren en per workflow een andere lay-out instellen, zonder dat je zelf een voorraad enveloppen moet aanleggen.
Niet alles kan of mag digitaal. Automatische postverzending zorgt ervoor dat fysieke documenten alleen worden verstuurd wanneer het echt nodig is, zonder tijdverlies of onnodige kosten.
Hoe werkt geautomatiseerde fysieke verzending?
Automatische postverzending elimineert de fouten en vertragingen van handmatige verwerking. Zo werkt het:
- Documenten worden digitaal verwerkt en klaargezet voor verzending.
- Het systeem bepaalt het optimale verzendkanaal (digitaal of fysiek).
- Brieven worden automatisch geprint, gefrankeerd en verzonden.
- Opvolging en track & trace worden automatisch geregeld.
Door manuele postverzending te automatiseren, kunnen medewerkers zich focussen op de core business van je bedrijf of organisatie.
Hoe Breev fysieke verzending integreert in een multi-channel strategie
Breev combineert digitale en fysieke verzending in één slimme workflow.
Documenten worden eerst via de meest efficiënte digitale kanalen verstuurd. Pas als een digitale levering niet mogelijk is of onbeantwoord blijft, schakelt het systeem automatisch over naar fysieke post. Dit garandeert dat elk document correct en tijdig bij de ontvanger aankomt, zonder onnodige kosten of papierverbruik.
Welke kanalen krijgen prioriteit?
- Peppol → Voor veilige, gestandaardiseerde e-facturatie, vanaf 2026 verplicht voor elke Belgische onderneming.
- Digitaal aangetekende zending (qERDS) → Voor juridisch sluitende verzendingen met gegarandeerde ontvangstbevestiging.
- Beveiligde e-mail (ERDS) → Beveiligde digitale e-mails, met zekerheid over integriteit en herkomst. Geschikt voor vertrouwelijke communicatie, maar zonder de juridische bewijswaarde van qERDS.
- eBox → Het officiële kanaal voor communicatie vanuit overheden en erkende instanties naar burgers en ondernemingen.
- Doccle → Digitaal facturatieplatform voor consumenten en bedrijven. Facturen worden centraal opgeslagen en meteen betaald worden.
- E-mailherinneringen → Extra meldingen voor niet-geopende berichten via andere verzendkanalen.
Praktijkvoorbeeld:
Een ziekenhuis stuurt een factuur via eBox of Doccle. Wordt de factuur niet geopend binnen een vastgelegde termijn? Dan schakelt het systeem automatisch over naar fysieke verzending. Zo blijven facturen minder vaak onbeantwoord en vermindert het aantal laattijdige betalingen.
Door fysieke en digitale verzending slim te combineren, maximaliseer je de kans op succesvolle verwerking en aflevering.
Slimmere postverzending start hier
Wil je postverwerking slimmer maken zonder overbodige kosten? Met Breev automatiseer je fysieke verzending en integreer je die naadloos in een multi-channel strategie.
- Eerst digitaal waar mogelijk, fysiek wanneer nodig
- Altijd het juiste kanaal per document en ontvanger
- Lagere kosten, minder fouten en een snellere aflevering