Waarom Peppol en UBL BIS 3.0 verplicht worden
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een Europees initiatief dat bedrijven en overheden verbindt in een gestandaardiseerd, veilig en betrouwbaar netwerk voor elektronische facturatie. Het is ontworpen om het facturatieproces te stroomlijnen, menselijke fouten te minimaliseren en fraude te voorkomen. Daarnaast voert de overheid deze verplichting ook in om de btw-gap te verkleinen, aangezien er momenteel nog heel wat btw-inkomsten worden misgelopen.
Het UBL BIS 3.0-formaat (Universal Business Language) is hierbij de standaard. Het is een gestructureerd XML-bestand waarin alle factuurgegevens netjes en eenduidig zijn vastgelegd, zodat systemen deze automatisch kunnen verwerken. Geen zoekwerk meer in PDF’s, geen overtypen, geen dubbel werk: de gegevens vloeien rechtstreeks het boekhoud- of ERP-systeem in.
De keuze voor Peppol en UBL is dus logisch: het maakt facturatie efficiënter, sneller en veiliger. Maar dat betekent ook dat alle bestaande processen die nog op PDF draaien, moeten worden aangepast.
De realiteit in veel bedrijven: PDF is nog altijd koning
Ondanks dat e-facturatie al jaren in opmars is, werken veel bedrijven vandaag nog steeds met PDF-facturen. Dat is logisch: het is het formaat dat klanten gewend zijn, dat makkelijk te e-mailen is en dat door bijna elk ERP-systeem ondersteund wordt.
Het probleem is dat PDF een beeldformaat is, geen gestructureerde databron. Voor een mens is een PDF prima leesbaar, maar voor Peppol is het onbruikbaar. Vergelijk het met een foto van een factuur: je ziet wel wat er staat, maar je kan er niet direct mee rekenen of het automatisch inboeken.
Daar komt nog bij dat veel ERP-pakketten wél exportmogelijkheden hebben, maar vaak in oudere of eigen formaten (zoals UBL 2.x of propriëtaire XML). Die worden door Peppol simpelweg niet geaccepteerd.
Het risico van afwachten
Veel bedrijven hopen dat Peppol er toch niet door komt of dat hun ERP-leverancier tijdig met een oplossing komt. Maar die verwachting kan gevaarlijk zijn:
- Late oplevering: ERP-aanpassingen hebben vaak lange ontwikkel- en testcycli.
- Hoge kosten: Leveranciers rekenen soms forse bedragen voor Peppol-modules.
- Tijdsdruk: Als de update pas eind 2025 komt, heb je nauwelijks tijd om kinderziektes op te lossen.
- Geen garantie: Zélfs als een ERP-pakket op termijn UBL BIS 3.0 zou ondersteunen, betekent dit niet automatisch dat er ook een Access Point beschikbaar is. Bovendien evolueert het benodigde formaat continu.
Het gevolg? Bedrijven die op de valreep nog iets moeten regelen, vaak in allerijl en met risico op fouten in hun facturatie.
Breev’s oplossing: een slimme tussenstap
Om te voorkomen dat bedrijven in die val trappen, heeft Breev een praktische, directe oplossing ontwikkeld: een converter die jouw bestaande PDF-facturen automatisch omzet naar het UBL BIS 3.0-formaat dat Peppol vereist.
Met deze aanpak kan je:
- Je huidige ERP-systeem blijven gebruiken
- Direct compliant zijn met de wetgeving
- Rustig de tijd nemen om een structurele Peppol-integratie te plannen
- Zonder dure spoedprojecten of omslachtige workarounds werken
Hoe werkt het in de praktijk?
- Je maakt je factuur zoals altijd in je ERP of boekhoudsoftware.
- Het systeem genereert een PDF (zoals je dat nu gewend bent).
- Die PDF wordt via Breev’s tool automatisch omgezet naar UBL 3.0.
- De UBL-factuur wordt verzonden via Peppol en voldoet aan alle wettelijke eisen.
- Is de ontvanger zelf nog niet geregistreerd, dan wordt de factuur automatisch via een ander kanaal verstuurd.
Dit betekent dat je vanaf dag één kan voldoen aan de regels, zonder dat je je huidige processen overhoop hoeft te halen.
Waarom nu al beginnen?
Hoewel 2026 misschien nog ver weg lijkt, weet iedereen die met IT-trajecten werkt hoe ze meestal verlopen: nooit zoals je wil.
Door nu al met Breev’s PDF-naar-UBL-oplossing te werken, zorg je dat je compliant bent en kan je zonder stress toewerken naar een duurzame langetermijnoplossing.
Conclusie
De Peppol-verplichting is geen kwestie van óf, maar van wanneer. En die ‘wanneer’ is over een aantal maanden. Veel ERP-systemen zijn nog niet klaar, maar dat hoeft voor jouw bedrijf geen probleem te zijn.
⚠️ Let op: bij het niet beschikken over de juiste technische middelen om gestructureerde elektronische facturen via Peppol uit te reiken en te ontvangen, riskeer je nieuwe niet-proportionele boetes:
- €1.500 bij een eerste overtreding
- €3.000 bij een tweede overtreding
- €5.000 vanaf een derde overtreding
Om ondernemingen de kans te geven tijdig actie te ondernemen, kan een tweede of volgende inbreuk pas vastgesteld worden minstens drie maanden na de vorige overtreding. Daarnaast blijven ook bestaande proportionele en niet-proportionele boetes voor facturen van toepassing op gestructureerde elektronische facturen.
Met Breev’s PDF-naar-UBL-oplossing blijf je werken zoals je gewend bent, terwijl je volledig voldoet aan de Peppol-verplichtingen. Zo koop je tijd, vermijd je stress en zorg je voor een soepele overgang naar de toekomst van facturatie.
Wil je weten hoe eenvoudig je vandaag al compliant kan zijn?
Neem contact op en ontdek hoe Breev je helpt de overstap te maken zonder gedoe.