Pourquoi Peppol et le format UBL BIS 3.0 deviennent obligatoires
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est une initiative européenne qui connecte entreprises et autorités publiques au sein d’un réseau standardisé, sécurisé et fiable pour la facturation électronique. L’objectif ? Simplifier le processus de facturation, réduire les erreurs humaines et prévenir la fraude. En parallèle, cette obligation vise aussi à réduire le déficit de TVA, car une partie importante des recettes échappe encore aujourd’hui au fisc.
Le format UBL BIS 3.0 (Universal Business Language) en est la norme de référence. Il s’agit d’un fichier XML structuré dans lequel toutes les données de facturation sont consignées de manière claire et uniforme, ce qui permet aux systèmes de les traiter automatiquement. Plus besoin de fouiller dans des PDF, de recopier manuellement les données ou de faire du double encodage : les informations sont injectées directement dans le système comptable ou ERP.
Le choix de Peppol et d’UBL s’impose donc comme une évidence : la facturation devient plus efficace, plus rapide et plus sûre. Mais cela implique aussi une remise à niveau de tous les processus qui fonctionnent encore aujourd’hui sur base de PDF.
La réalité dans de nombreuses entreprises : le PDF reste roi
Même si la facturation électronique gagne du terrain depuis plusieurs années, de nombreuses entreprises utilisent encore des factures au format PDF. Et c’est compréhensible : c’est le format auquel les clients sont habitués, facile à envoyer par e-mail et compatible avec la plupart des systèmes ERP.
Le problème, c’est que le PDF est un format visuel, pas une source de données structurée. Pour un être humain, un PDF est parfaitement lisible. Mais pour Peppol, il est inutilisable. C’est un peu comme une photo d’une facture : on peut y lire les informations, mais on ne peut pas les exploiter automatiquement ni les comptabiliser directement.
À cela s’ajoute une autre difficulté : beaucoup de logiciels ERP proposent certes des options d’exportation, mais souvent dans des formats obsolètes ou propriétaires (comme UBL 2.x ou des XML maison). Or, ces formats ne sont tout simplement pas acceptés par Peppol.
La solution de Breev : une étape intermédiaire intelligente
Pour éviter que les entreprises ne tombent dans ce piège, Breev a développé une solution simple et directe : un convertisseur qui transforme automatiquement vos factures PDF existantes en format UBL BIS 3.0, comme l’exige Peppol.
Avec cette approche, vous pouvez :
– Continuer à utiliser votre système ERP actuel
– Être immédiatement en conformité avec la législation
– Prendre le temps de planifier une intégration Peppol structurelle
– Éviter les projets d’urgence coûteux ou les solutions temporaires complexes
Comment ça fonctionne concrètement ?
- Vous créez votre facture comme d’habitude dans votre ERP ou votre logiciel de comptabilité.
- Le système génère un PDF, comme vous en avez l’habitude.
- Ce PDF est automatiquement converti en format UBL 3.0 via l’outil Breev.
- La facture UBL est envoyée via le réseau Peppol, en totale conformité avec les exigences légales.
- Si le destinataire n’est pas encore enregistré sur Peppol, la facture est automatiquement redirigée vers un autre canal.
Ainsi, vous êtes en règle dès le premier jour. Sans modifier vos processus existants.
Pourquoi commencer dès maintenant ?
Même si 2026 peut sembler encore loin, toute personne ayant déjà vécu un projet IT le sait : tout ne se passe jamais comme prévu.
En utilisant dès aujourd’hui la solution de conversion PDF-vers-UBL de Breev, vous êtes immédiatement conforme à la législation. Tout en vous laissant le temps de construire sereinement une solution durable à long terme, sans pression ni stress.
Conclusion
L’obligation Peppol n’est pas une question de si, mais de quand. Et ce « quand », c’est dans quelques mois. De nombreux systèmes ERP ne sont pas encore prêts, mais cela ne doit pas poser de problème pour votre entreprise.
Attention!
Si vous ne disposez pas des moyens techniques nécessaires pour émettre et recevoir des factures électroniques structurées via Peppol, vous vous exposez à de nouvelles amendes non proportionnelles :
– 1.500 € en cas de première infraction
– 3.000 € en cas de deuxième infraction
– 5.000 € à partir de la troisième infraction
Afin de laisser aux entreprises le temps de réagir, une deuxième (ou toute infraction suivante) ne peut être constatée qu’au moins trois mois après la précédente. À noter : les amendes existantes, proportionnelles ou non, restent également applicables aux factures électroniques structurées.
Avec la solution PDF-vers-UBL de Breev, vous continuez à travailler comme vous en avez l’habitude, tout en respectant pleinement les obligations liées à Peppol. Vous gagnez du temps, évitez le stress et préparez une transition fluide vers le futur de la facturation.
Envie de savoir à quel point il est facile d’être conforme dès aujourd’hui ?
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