E-mail lijkt een snelle en eenvoudige manier om documenten te versturen, maar als primair verzendkanaal schiet het tekort.
Belangrijke berichten verdwijnen in spamfolders, raken over het hoofd gezien of worden koudweg genegeerd. Bovendien biedt e-mail geen juridische zekerheid en is het vatbaar voor phishing en andere veiligheidsrisico’s.
Daarom schakelen bedrijven en officiële instanties steeds vaker over op veiligere digitale verzendkanalen zoals beveiligde e-mail, eBox, Peppol, en qERDS voor de verzending van documenten en gevoelige informatie.
Wanneer blijft e-mail bruikbaar? Wanneer brengt het risico’s mee? En hoe combineer je het slim met veiligere kanalen?
E-mail blijft bruikbaar, maar vooral voor communicatie die geen vertrouwelijke gegevens bevat of juridische implicaties heeft. Bijvoorbeeld:
✔ Algemene en grootschalige communicatie
Voor standaardberichten zoals mededelingen, nieuwsbrieven, service-updates en commerciële mailings, zolang de informatie niet vertrouwelijk is.
✔ Fallback bij onbereikbaarheid via andere kanalen
Als een ontvanger niet reageert via eBox, Peppol, qERDS of fysieke post, kan e-mail een laatste poging zijn om contact te leggen. Voor strikt juridische documenten is e-mail echter geen sluitend alternatief.
✔ Dringende berichten zonder juridische vereisten
Voor digitale communicatie waarbij snelheid belangrijker is dan ontvangstbevestiging, zoals operationele e-mails tussen collega’s.
Waarom klassieke e-mail geen betrouwbare primaire optie is
E-mail heeft enkele voordelen, maar blijft onbetrouwbaar als primair verzendkanaal voor belangrijke documenten.
❌ Onzekere aflevering
E-mails komen niet altijd aan, verdwijnen in spamfilters of worden genegeerd in een overvolle inbox.
❌ Geen juridisch sluitend bewijs
In tegenstelling tot beveiligde e-mail (eRDS) of digitale aangetekende verzending (qERDS) is er geen zekerheid over aflevering of ontvangst.
❌ Beperkte veiligheid voor vertrouwelijke informatie
Klassieke e-mail is kwetsbaar voor hacking, phishing en onderschepping. Facturen, contracten en andere gevoelige documenten zijn beter af op veiligere kanalen.
❌ Adresfouten en verouderde contactgegevens
E-mailadressen veranderen regelmatig. Of een kleine fout in het adres betekent dat een document nooit aankomt.
Betrouwbare alternatieven voor veilige digitale verzending
E-mail wordt vaak gekozen omdat het snel en laagdrempelig is, maar voor belangrijke documenten is snelheid alleen niet voldoende. Het juiste verzendkanaal moet afgestemd zijn op juridische vereisten, veiligheidsstandaarden en de zekerheid dat het document correct en aantoonbaar bij de juiste ontvanger terechtkomt.
Afhankelijk van het type document en de ontvanger zijn er verschillende veiligere alternatieven:
- qERDS → Voor juridisch sluitende verzendingen met gegarandeerde ontvangstbevestiging.
- eRDS → Beveiligde digitale e-mails, met zekerheid over integriteit en herkomst. Geschikt voor vertrouwelijke communicatie, maar zonder de juridische bewijswaarde van qERDS.
- eBox → Het officiële kanaal voor communicatie vanuit overheden en erkende instanties naar burgers en ondernemingen.
- Peppol → Voor veilige, gestandaardiseerde e-facturatie, vanaf 2026 verplicht voor elke Belgische onderneming.
De aanpak van Breev: e-mail als ‘last resort’ binnen een gestroomlijnde flow
E-mail blijft een nuttig kanaal, maar enkel als het correct wordt ingezet. Breev integreert klassieke e-mail slim in een multi-channel strategie en zorgt ervoor dat het alleen wordt gebruikt waar het zinvol is.
Hoe werkt dat concreet?
Breev maakt het mogelijk om klassieke e-mail strategisch te gebruiken binnen een geautomatiseerde verzendflow. Zo wordt het enkel ingezet wanneer andere kanalen niet beschikbaar zijn.
Technisch vlekkeloze aflevering
E-mails die via Breev worden verstuurd, komen vanuit je eigen domeinnaam en huisstijl, met geoptimaliseerde afleveringszekerheid.
Daarnaast zorgen we voor een correcte technische configuratie, inclusief DNS-instellingen, zodat e-mails niet in spamfilters verdwijnen en correct worden afgeleverd.
Zo blijft e-mail een bruikbare fallback binnen een doordachte multi-channel strategie.
Conclusie: e-mail als laatste schakel in een multi-channel verzendstrategie
E-mail heeft weldegelijk nog een plaats in een multi-channel aanpak, maar is zelden de beste keuze voor belangrijke communicatie.
Door e-mail strategisch te gebruiken als back-up en te combineren met veiligere alternatieven, zorg je voor efficiëntere verzending, minder misgelopen betalingen en een juridisch sluitende communicatieflow.
Wil je e-mail slim inzetten binnen een efficiënte verzendstrategie? Ontdek hoe Breev je helpt juridische zekerheid te garanderen, laattijdige betalingen te verminderen en je cashflow te optimaliseren.