Hoe weet je zeker dat een document juridisch correct is afgeleverd? Gewone e-mail biedt geen zekerheid en kan worden onderschept of genegeerd. Met digitale aangetekende zending e-mail (qERDS) heb je een digitaal verzendbewijs dat juridisch sluitend is en onbetwistbaar blijft.
Maar hoe werkt qERDS precies? Waarom schakelen steeds meer organisaties over op deze methode? En hoe pas je het toe binnen een bredere verzendstrategie?
qERDS (Qualified Electronic Registered Delivery Service) is een digitale verzendmethode die voldoet aan de eIDAS-verordening (EU 910/2014).
Alleen qERDS biedt een juridische garantie die gelijkwaardig is aan een aangetekende brief.
qERDS is een officieel erkende verzendmethode onder de eIDAS-verordening (EU 910/2014), wat betekent dat het voldoet aan strenge Europese normen voor elektronische identificatie en vertrouwensdiensten.
Om een e-mail als qERDS-gecertificeerd te verzenden, moet de provider voldoen aan de strengste eisen op vlak van encryptie, authenticatie en integriteit.
In tegenstelling tot een papieren aangetekende brief biedt qERDS een aantal concrete voordelen:
✔ Onmiddellijke aflevering: ontvangers kunnen hun documenten onmiddellijk openen, zonder wachttijd.
✔ Geautomatiseerde opvolging: bewijs van ontvangst wordt digitaal geregistreerd, zonder handmatige verwerking.
✔ Veel minder foutgevoelig: geen risico op verloren documenten of interpretatiefouten bij levering.
✔ Kostenefficiënter: een qERDS-zending is goedkoper dan een klassieke aangetekende brief, omdat er geen fysieke verwerking en bezorging nodig is.
✔ Traceerbaar: elke verzending heeft een digitaal audit trail, waardoor je altijd kunt aantonen wanneer en door wie een document is ontvangen en geopend.
Een qERDS-bericht is juridisch bindend, met volledige traceerbaarheid en een erkend ontvangstbewijs.
Gewone e-mail garandeert niet dat een bericht aankomt, geopend wordt of ongewijzigd blijft. Met qERDS heb je die zekerheid wél:
Digitale aangetekende zending is sneller, veiliger en goedkoper dan een traditionele aangetekende brief.
qERDS is een krachtig en juridisch sluitend verzendkanaal, maar afhankelijk van de situatie kan een aanvullende methode nodig zijn. Dit hangt af van de voorkeuren van de ontvanger en de aard van het document.
✔ Niet alle ontvangers werken met qERDS
Sommige organisaties of personen geven de voorkeur aan een ander verzendkanaal. In die gevallen wordt qERDS aangevuld met een methode die beter aansluit bij hun processen.
✔ Sommige documenten vereisen fysieke aflevering
Voor bepaalde juridische documenten blijft een papieren aangetekende zending wettelijk verplicht. In die gevallen wordt qERDS vaak gecombineerd met een fysieke verzending.
✔ Alternatieven voor bulkverzendingen
Voor grootschalige communicatie, zoals facturen en administratieve documenten, kunnen eBox of Peppol efficiëntere opties zijn. qERDS blijft dan een waardevolle aanvulling voor documenten die een expliciet ontvangstbewijs vereisen.
Met Breev kan je qERDS eenvoudig combineren met andere verzendkanalen. Wordt een document niet geopend? Dan schakelt Breev automatisch over naar:
Praktijkvoorbeeld
Stel: een verzekeringsmaatschappij stuurt een opzegging of hernieuwing van een polis via qERDS. De klant opent de e-mail niet binnen de voorziene termijn. Wat gebeurt er dan? Breev schakelt automatisch over naar een aangetekende digitale of papieren verzending, zodat het document alsnog juridisch correct wordt afgeleverd.
Met Breev weet je zeker dat belangrijke documenten correct worden afgeleverd, ongeacht het verzendkanaal.
Ontdek hoe je digitale aangetekende zendingen integreert in een multi-channel strategie en zo juridische zekerheid biedt voor al je documenten.