Standaard e-mail is onveilig. Berichten kunnen worden onderschept, bijlagen raken verloren en phishing blijft een groot risico. Voor bedrijven die vertrouwelijke documenten versturen, is beveiligde e-mail onmisbaar. Maar hoe werkt het precies? En hoe past het in een bredere strategie voor veilige documentuitwisseling?

Wat is beveiligde e-mail en waarom is het nodig?

Beveiligde e-mail of eRDS gebruikt versleuteling en extra beveiligingslagen om te garanderen dat alleen de geadresseerde het bericht kan lezen. Dit voorkomt dat hackers, verkeerde ontvangers of interne lekken gevoelige informatie blootstellen.

Via beveiligde e-mail kan je bedrijf onder meer:

Financiële en juridische documenten veilig verzenden zonder risico op onderschepping.
Persoonsgegevens delen zonder de privacywetgeving (zoals de GDPR) te schenden.
Contracten en facturen beschermen tegen fraude en manipulatie.

Een gewone e-mail is als een postkaart: iedereen die het onderweg onderschept, kan de inhoud lezen. Beveiligde e-mail is als een digitale kluis met een persoonlijke code: alleen de juiste ontvanger kan het openen

Hoe werkt beveiligde e-mail in de praktijk?

Gewone e-mailberichten reizen onversleuteld over het internet en kunnen worden onderschept. Beveiligde e-mail voorkomt dit met technieken zoals:

End-to-end encryptie
Alleen de verzender en de ontvanger kunnen het bericht lezen.
Digitale handtekeningen
Garanderen dat het bericht niet werd gewijzigd na verzending.
Beveiligde bijlagen
Voorkomen dat gevoelige documenten onbedoeld uitlekken.

Daarnaast kunnen bedrijven extra beveiligingsmaatregelen instellen, zoals:

Tijdelijke toegang
Bepalen hoe lang een e-mail toegankelijk blijft voor de ontvanger.
Tweestapsverificatie
Extra bevestiging nodig voordat de ontvanger het bericht kan openen.
Logging en tracking
Bijhouden wie een e-mail heeft geopend en wanneer.

Waarom bedrijven inzetten op eRDS

✔ Bescherming tegen cyberdreigingen
Phishing en ‘man-in-the-middle’-aanvallen zijn de grootste risico’s bij e-mailverkeer. Beveiligde e-mail voorkomt dat gevoelige informatie wordt onderschept of gemanipuleerd.

✔ Naleving van regelgeving
De GDPR en andere privacywetgevingen verplichten bedrijven om persoonsgegevens en vertrouwelijke gegevens adequaat te beschermen. Gewone e-mail voldoet hier niet aan.

✔ Juridische zekerheid
Beveiligde e-mail geeft een sluitend bewijs van verzending en ontvangst. Met een audit trail zie je exact wie een document heeft geopend.

Een datalek door een onbeveiligde e-mail kan leiden tot boetes, reputatieschade en juridische gevolgen. Beveiligde e-mail voorkomt dat risico.

Waarom beveiligde e-mail alleen niet volstaat

Hoewel beveiligde e-mail een cruciale rol speelt in veilige communicatie, is het niet de enige of meest geschikte oplossing. Afhankelijk van de context en de behoeften van de ontvanger kunnen andere verzendmethodes beter aansluiten.

1. Niet alle ontvangers gebruiken beveiligde e-mail
Sommige ontvangers verkiezen een ander verzendkanaal of werken met systemen die beter aansluiten bij hun interne processen.

2. Sommige documenten vereisen een ontvangstbevestiging
Voor juridische kennisgevingen of contracten is een juridisch sluitend bewijs van ontvangst noodzakelijk. In die gevallen is Digital Registered Email (eRDS/QeRDS) of eBox wettelijk verplicht.

3. Afstemming op de voorkeuren van de ontvanger

Beveiligde e-mail is niet altijd de meest praktische oplossing, afhankelijk van hoe een ontvanger zijn documenten verwerkt. Voor organisaties die grote volumes facturen, contracten of juridische documenten beheren, zijn eBox of Peppol soms efficiëntere alternatieven.

Daarom maken veel bedrijven gebruik van een multi-channel aanpak, waarbij beveiligde e-mail wordt gecombineerd met andere verzendmethodes om documenten correct en volgens de wensen van de ontvanger af te leveren.

Hoe Breev beveiligde e-mail integreert in een multi-channel strategie

Breev helpt bedrijven om beveiligde e-mail slim te combineren met andere verzendkanalen, afhankelijk van het type document en de vereisten van de ontvanger.

Wordt een document niet geopend via beveiligde e-mail? Dan schakelt Breev automatisch over naar:

eBox – Voor communicatie met overheidsinstanties.
E-invoicing en Peppol – Voor digitale facturatie tussen bedrijven.
Digitale aangetekende brief (qERDS) – Voor juridische documenten met ontvangstbevestiging.
Print & Send – Als een fysiek exemplaar vereist is.
E-mailherinneringen – Extra notificaties voor niet-geopende berichten.

Bedrijven kunnen instellen dat bepaalde documenten altijd via meerdere kanalen worden verzonden. Bijvoorbeeld: juridische documenten kunnen standaard via beveiligde e-mail én qERDS worden verstuurd voor extra zekerheid.

Met Breev weet je zeker dat documenten correct worden afgeleverd, ongeacht het gebruikte verzendkanaal.

Klaar om beveiligde e-mail optimaal in te zetten?

Beveiligde e-mail is essentieel voor bedrijven die gevoelige documenten verzenden, maar het is slechts één onderdeel van een bredere strategie. Hoe efficiënter je verzendstrategie, hoe minder risico’s en hoe vlotter je bedrijfsprocessen verlopen.

Plan vrijblijvend een demo en ontdek hoe Breev beveiligde e-mail naadloos integreert in een multi-channel verzendstrategie.

Plan nu jouw gratis demo →