eBox is het digitale kanaal waarmee overheden en erkende instanties officiële documenten veilig en efficiënt verzenden naar burgers en bedrijven. Als erkende verzender zorg je er met eBox voor dat documenten veilig, juridisch sluitend en zonder papieren rompslomp worden afgeleverd bij de juiste ontvanger.

Hoe werkt eBox precies? Wat zijn de voordelen? En hoe combineer je eBox slim met andere verzendkanalen?

Wie kan documenten verzenden via eBox?

Als overheid of erkende instantie kan je rechtstreeks via eBox communiceren met burgers en bedrijven. Dit is mogelijk voor:

Federale, regionale en lokale overheden (zoals steden, gemeenten, OCMW’s en intercommunales)
Socialezekerheidsinstellingen (zoals de RSZ, RVA en ziekenfondsen)
Zorginstellingen en ziekenhuizen
Fiscale en juridische instanties
Hulpverleningsorganisaties en fondsen voor bestaanszekerheid

Met eBox bezorg je als erkende verzender documenten geautomatiseerd, beveiligd en traceerbaar aan de juiste ontvanger.

Welke documenten kan je verzenden via eBox?

Met eBox verzend je alle documenten die bedrijven of burgers wettelijk en administratief nodig hebben. Bijvoorbeeld:

Fiscale documenten (btw-aangiften, belastingaanslagen, attesten, …)
RSZ-documenten (aangiften, attesten, uitkeringen, …)
Juridische kennisgevingen (verkeersboetes, administratieve sancties, …)
Gezondheids- en sociale documenten (terugbetalingen, uitkeringen, attesten, …)
Overheidsbeslissingen en officiële aankondigingen

Elk verzonden document blijft juridisch traceerbaar, met een bewijs van ontvangst en een overzicht van interacties.

Wat zijn de voordelen van eBox?

eBox zorgt ervoor dat officiële documenten efficiënter, veiliger en juridisch sluitend worden afgeleverd:

✔ Beveiligde aflevering – Geen risico op verloren documenten of datalekken.

✔ Juridische bewijslast – Elk verzonden document krijgt een log met datum en tijdstip van ontvangst.

✔ Efficiënter en goedkoper – Geen papieren post, lagere verzendkosten en snellere opvolging.

✔ Altijd toegankelijk – Ontvangers kunnen documenten online raadplegen zonder risico op verlies.

Hoe werkt eBox voor verzenders?

Documenten worden automatisch verstuurd via een software-integratie of geüpload via het eBox-portaal
De ontvanger krijgt een melding (e-mail of notificatie in zijn eBox).
Het document blijft toegankelijk voor de ontvanger in eBox.
Je hebt als verzender een bewijs van aflevering en opening.

eBox kan eenvoudig worden geïntegreerd in bestaande documentbeheer- en ERP-systemen, zodat verzendingen volledig automatisch verlopen.

“Als officiële verzender weet je zeker dat documenten correct worden afgeleverd en juridisch sluitend zijn.”

Hoe werkt eBox voor ontvangers?

Bedrijven zijn verplicht eBox te gebruiken voor officiële communicatie met de overheid. Om eBox te gebruiken, moeten ze hun digitale brievenbus activeren.

Dat gaat zo:

De burger of wettelijke vertegenwoordiger activeert eBox via CSAM.
De ontvanger voegt eventueel extra gebruikers toe, bijvoorbeeld medewerkers of accountants.
Overheidsdocumenten verschijnen automatisch in de eBox.
De ontvanger kan meldingen en toegangsrechten instellen, zodat de juiste personen de documenten opvolgen.
eBox kan worden geïntegreerd in bestaande documentbeheer- en ERP-systemen, waardoor documenten meteen beschikbaar zijn op interne platformen van de ontvanger.

Overheidsdocumenten zijn voor burgers en ondernemingen altijd veilig, digitaal en centraal beschikbaar via eBox.

Waarom eBox alleen niet altijd volstaat

Hoewel eBox voor erkende organisaties een krachtig en efficiënt verzendkanaal is, heeft het enkele beperkingen:

Niet alle burgers en bedrijven controleren hun eBox regelmatig
Sommige ontvangers loggen slechts sporadisch in, waardoor belangrijke communicatie gemist kan worden.
Niet alle administratieve communicatie kan via eBox verlopen
Facturen naar bedrijven en bepaalde commerciële documenten worden niet via eBox verzonden.
Aangetekende verzending via eBox is beperkt tot publieke instellingen Publieke instellingen kunnen aangetekende zendingen versturen via eBox door de optie ‘aangetekend’ te selecteren. Voor andere organisaties blijft een alternatief zoals een aangetekende zending via de post noodzakelijk.

Daarom kiezen veel organisaties voor een multi-channel aanpak, waarbij eBox wordt gecombineerd met andere verzendmethodes.

Hoe Breev eBox integreert in een multi-channel aanpak

Om zeker te zijn dat documenten altijd bij de ontvanger terechtkomen, kan je eBox combineren met andere kanalen.

Als een document via eBox niet wordt geopend, kan je automatisch overschakelen naar:

Beveiligde e-mail – Extra notificaties of backup-verzending
E-invoicing en Peppol – Voor bedrijven die facturen gestructureerd verwerken
Digital Registered Email (eRDS/QeRDS) – Voor juridische documenten met ontvangstbevestiging
Print & Send – Als een fysiek exemplaar vereist is
E-mail – Voor niet-gevoelige communicatie

Met Breev stel je workflows in zodat specifieke documenttypes automatisch via meerdere kanalen worden verzonden. Bijvoorbeeld: juridische documenten kunnen standaard via eBox en Digital Registered Email (eRDS/QeRDS) worden verstuurd om extra bewijs van aflevering te garanderen.

Met Breev ben je zeker dat officiële documenten effectief aankomen, ongeacht of de ontvanger eBox gebruikt of niet.

Klaar om eBox optimaal in te zetten?

Ontdek hoe je eBox slim integreert in een multi-channel strategie, zodat officiële communicatie altijd correct wordt ontvangen door burgers en bedrijven.

Plan vrijblijvend een demo en ontdek hoe Breev eBox naadloos integreert in een multi-channel verzendstrategie.

Plan nu jouw gratis demo →

eBox: officiële documenten veilig en efficiënt verzenden