Wat is een workflow en waarom volstaat één verzendkanaal niet?
Een workflow omvat een stapsgewijze, intelligente logica die het volledige proces van een document aanstuurt. Het bepaalt hoe een factuur of ander document verstuurd, opgevolgd of verwerkt wordt.
Terwijl een simpele verzendtrigger enkel de verzending initieert, definieert een workflow het hoe, wanneer, en via welk kanaal dit gebeurt, rekening houdend met de specifieke situatie. Dit maakt een volledig geautomatiseerd en geoptimaliseerd verzendproces mogelijk.
Voor elk documenttype – of het nu een loonbrief, een aanmaning, een B2B-factuur via Peppol, of een contract voor een leverancier is – kun je een aparte, geoptimaliseerde workflow uitstippelen. Met Breev definieer je dit pad eenmalig, waarna het systeem de rest automatisch doet, of je nu honderd of tienduizenden documenten verstuurt. Elke workflow configureer je eenvoudig, zonder complexe technische setups of diepgaande IT-kennis.
Wat workflows onderscheidt van klassieke automatisatie
Veel tools kunnen documenten versturen, maar wat als ze niet correct aankomen, niet gelezen worden of het verzendkanaal toevallig platligt?
De workflows van Breev voorkomen dat processen vastlopen in zulke situaties. Elke workflow bevat namelijk een fallback-logica: als een eerste verzendpoging faalt, schakelt het systeem automatisch en intelligent een alternatief kanaal in. Geen manuele interventies, geen onnodige vertragingen. Dit is precies wat het verschil maakt tussen een basisautomatisering en een robuust, zelfcorrigerend systeem dat onder alle omstandigheden presteert.
Voor documenten met juridische waarde, zoals contracten of aanmaningen, garanderen de workflows van Breev volledige traceerbaarheid van verzending, ontvangst en leesstatus.
Automatisch rappels versturen en betalingen opvolgen
De opvolging van facturen is vaak een apart, tijdrovend proces. Breev integreert naadloos met je bestaande boekhoud- of ERP-systemen, waardoor je realtime inzicht krijgt in binnenkomende betalingen.
Is de betalingstermijn van een factuur verstreken zonder ontvangst? Dan activeert het systeem automatisch de vooraf gedefinideerde workflow voor aanmaningen. Deze workflow verstuurt bijvoorbeeld eerst een beveiligde e-mail (ERDS). Blijft reactie uit, dan volgt automatisch een fysieke brief. Elke stap is vastgelegd en geautomatiseerd, waarbij de verzendvolgorde wordt afgestemd op de effectieve respons en voorkeuren van de klant, niet op giswerk. Het resultaat: aanmaningen vertrekken consistent op het juiste moment, betalingen volgen sneller en je cashflow wordt stabieler en voorspelbaarder.
Verbeter workflows op basis van verzenddata
Elke verzendpoging en interactie wordt nauwkeurig gelogd. Deze data biedt waardevolle inzichten: welke kanalen zijn het meest effectief voor specifieke klantsegmenten of documenttypes? Op basis van deze feitelijke data, en niet op basis van vermoedens, kun je workflows continu optimaliseren.
Vooral voor CFO’s en financiële managers levert dit bruikbare data voor beslissingen: wat is het volume aan verzendingen per afdeling? Welke kanalen gebruikt men en wat zijn de daaraan verbonden kosten?
Enkele praktijkvoorbeelden:
- Lezen jouw klanten zelden e-mails? Raakt Doccle bij bepaalde ontvangers nooit afgeleverd? Dan schakel je die in een specifieke workflow later of helemaal uit.
- Opent een klant zijn factuur via een beveiligde mail? Dan hoef je die niet meer te versturen via de post en bespaar je kosten.
- Wordt een loonbrief niet geopend via eBox? Dan schakelt Breev automatisch over naar Doccle of post. Zo ben je zeker van aflevering, zonder tijdverlies voor hr.
Op die manier pas je je workflows aan op basis van wat je klanten effectief doen, niet op basis van wat je denkt dat ze doen.
Eén dashboard, alles onder controle
Het centrale Breev-dashboard biedt een helder overzicht van de belangrijkste cijfers en statistieken. Daarnaast kun je per individuele verzending details raadplegen:
- Via welk kanaal is het document verzonden?
- Is het document succesvol afgeleverd?
- Is het document geopend of gelezen?
- Welke fallback-kanalen zijn eventueel geactiveerd?
- Is er verdere opvolging gepland of uitgevoerd?
Met deze details detecteer je eventuele knelpunten sneller en voorkom je ze bij volgende verzendingen.
Je proces is maar zo slim als je workflow
Taken die je vandaag manueel opvolgt, kunnen morgen volledig automatisch verlopen. Met Breev leg je voor elk documenttype een vaste, intelligente logica vast: welk kanaal krijgt prioriteit, wat is het alternatief bij een mislukte poging, wanneer verstuurt het systeem een herinnering, wie binnen de organisatie ontvangt een notificatie bij specifieke gebeurtenissen? Geen improvisatie. Geen losse eindjes. Enkel verzendingen die lopen zoals voorzien.
Met Breev werk je niet harder, maar slimmer. Je documentenstrategie wordt meetbaar, schaalbaar en zelfcorrigerend. Je administratie evolueert van een verzameling losse handelingen naar een geïntegreerd, beheerst systeem dat meegroeit met de ambities van je organisatie.