Qu’est-ce qu’un workflow et pourquoi un seul canal d’envoi ne suffit-il pas ?
Un workflow est une logique intelligente et étape par étape qui pilote l’ensemble du processus d’un document. Il détermine comment une facture ou tout autre document est envoyé, suivi ou traité.
Là où un simple déclencheur d’envoi ne fait qu’initier l’expédition, un workflow précise comment, quand et par quel canal l’envoi doit avoir lieu, en tenant compte de la situation spécifique. Résultat : un processus d’envoi entièrement automatisé et optimisé.
Pour chaque type de document — qu’il s’agisse d’une fiche de paie, d’un rappel de paiement, d’une facture B2B via Peppol ou d’un contrat pour un fournisseur — vous pouvez définir un workflow distinct et optimisé. Avec Breev, vous configurez ce parcours une seule fois, et le système s’occupe du reste, que vous envoyiez une centaine ou des dizaines de milliers de documents. Chaque workflow se paramètre facilement, sans configuration technique complexe ni compétences IT avancées.
Ce qui distingue les workflows d’une automatisation classique
De nombreux outils peuvent envoyer des documents, mais que se passe-t-il s’ils n’arrivent pas correctement, ne sont pas lus ou si le canal d’envoi rencontre une panne ?
Les workflows de Breev empêchent les processus de se bloquer dans de telles situations. Chaque workflow intègre une logique de secours (fallback) : si une première tentative d’envoi échoue, le système bascule automatiquement et intelligemment vers un canal alternatif.
Aucune intervention manuelle, aucun retard inutile. C’est précisément cette différence qui sépare une simple automatisation d’un système robuste et auto-correctif, capable de fonctionner de manière optimale en toutes circonstances.
Envoi automatique de rappels et suivi des paiements
Le suivi des factures est souvent un processus distinct et chronophage. Breev s'intègre parfaitement à vos systèmes comptables ou ERP existants, vous offrant une visibilité en temps réel sur les paiements entrants.
Si une facture n’est pas payée à l’échéance, le système active automatiquement la workflow de rappel préalablement définie. Par exemple, un premier rappel peut être envoyé par e-mail sécurisé (ERDS). Sans réponse, une lettre physique est automatiquement expédiée.
Chaque étape est prédéfinie et automatisée, la séquence d’envoi s’ajustant en fonction des réponses effectives et des préférences du client, et non sur des suppositions. Résultat : les rappels partent toujours au bon moment, les paiements arrivent plus rapidement et votre trésorerie devient plus stable et prévisible.
Optimisez vos workflows grâce aux données d’envoi
Chaque tentative d’envoi et chaque interaction sont minutieusement enregistrées. Ces données fournissent des insights précieux : quels canaux sont les plus efficaces pour des segments de clients spécifiques ou des types de documents particuliers ? En vous basant sur ces données factuelles, et non sur des suppositions, vous pouvez optimiser vos workflows en continu.
Pour les CFO et les responsables financiers, ces données se révèlent particulièrement utiles pour prendre des décisions : quel est le volume d’envois par département ? Quels canaux sont utilisés et quels en sont les coûts associés ?
Quelques exemples pratiques :
- Vos clients lisent rarement leurs e-mails ? Doccle n’atteint jamais certains destinataires ? Ajustez vos workflows pour envoyer ces documents par un autre canal ou les désactiver.
- Un client ouvre systématiquement ses factures via un e-mail sécurisé ? Inutile de lui envoyer un duplicata par courrier postal, vous économisez ainsi des frais.
- Une fiche de paie n’est pas consultée via eBox ? Breev bascule automatiquement vers Doccle ou l’envoi postal. Vous êtes certain que le document arrive à destination, sans perte de temps pour les RH.
En bref, vous adaptez vos workflows en fonction du comportement réel de vos clients, et non de suppositions.
Un tableau de bord unique, tout sous contrôle
Le tableau de bord central de Breev vous offre une vue claire sur les principaux chiffres et statistiques. En outre, vous pouvez consulter les détails de chaque envoi individuel :
- Par quel canal le document a-t-il été envoyé ?
- Le document a-t-il été correctement délivré ?
- A-t-il été ouvert ou lu ?
- Des canaux de secours (fallback) ont-ils été activés ?
- Un suivi est-il prévu ou déjà effectué ?
Grâce à ces informations, vous identifiez rapidement les éventuels points de blocage et les évitez lors des prochains envois.
Votre processus n’est intelligent que si votre workflow l’est
Les tâches que vous gérez manuellement aujourd’hui peuvent être entièrement automatisées demain. Avec Breev, vous définissez une logique intelligente et fixe pour chaque type de document : quel canal a la priorité, quelle est l’alternative en cas d’échec, quand le système envoie-t-il un rappel, qui au sein de votre organisation reçoit une notification lors de certains événements ?
Pas d’improvisation. Pas de maillons faibles. Seulement des envois qui se déroulent comme prévu.
Avec Breev, vous ne travaillez pas plus dur, mais plus intelligemment. Votre stratégie documentaire devient mesurable, évolutive et auto-corrective. Votre gestion administrative passe d’un ensemble d’actions isolées à un système intégré, maîtrisé et capable de croître avec les ambitions de votre organisation.