Courrier papier classique : un réflexe coûteux
Pour de nombreuses organisations, le papier reste un automatisme : factures, rappels, fiches de paie… tout part directement par la poste. Pourtant, chaque lettre envoyée coûte bien plus que vous ne le pensez. Impression, enveloppes, traitement manuel, affranchissement, tri : chaque étape engendre des frais souvent invisibles… mais qui s’accumulent rapidement.
En Belgique, en 2025, le prix d’un timbre normalisé s’élève à 1,53 euro. Une entreprise qui envoie 1 000 factures papier par mois gaspille ainsi plus de 18 000 euros par an rien qu’en frais d’envoi. En y ajoutant le coût du papier, de l’encre et du traitement manuel, la facture réelle grimpe facilement de 20 à 30 % supplémentaires.
Pourquoi le tout numérique n’est pas toujours possible
Passer entièrement à l’envoi digital n’est pas réaliste pour toutes les organisations. Certaines instances comme les autorités, hôpitaux, tribunaux ou études notariales, sont même légalement tenues d’envoyer certains documents sur papier. D’autres destinataires, eux, n’utilisent pas eBox ou Doccle, ignorent les e-mails ou tiennent mordicus à leur archive papier.
Pas encore prêt pour une transition 100 % numérique ? Avec Breev, combinez envois digitaux et courrier physique comme filet de sécurité. Ce n’est que lorsque l’envoi numérique échoue que le système bascule automatiquement vers le papier. Vous maximisez ainsi vos chances de réussite, tout en conservant une traçabilité et une sécurité juridique pour chaque envoi, même lorsque le digital montre ses limites.
Envoi postal papier : uniquement lorsque c’est nécessaire
Le courrier papier coûte cher. Et le tout digital ne suffit pas toujours. Comment concilier ces deux réalités ? Grâce à une solution logicielle intelligente qui combine le meilleur des deux mondes.
Breev ne commence pas par la question « impression ou e-mail ? », mais par celle de la probabilité de livraison : quel canal offre les meilleures garanties ? En fonction du type de document, des exigences légales et des préférences du destinataire, le système choisit automatiquement le canal le plus approprié. Aucune confirmation ou aucun paiement dans le délai défini ? Breev bascule automatiquement vers le canal suivant, sans intervention manuelle.
Par exemple :
- Peppol (uniquement pour les factures B2B)
- E-mail sécurisé (ERDS)
- Portails comme Doccle ou eBox
- Envoi recommandé numérique (qERDS)
- Print & Send en ultime recours
Les documents qui doivent légalement être envoyés sur papier ou qui sont explicitement demandés sous cette forme restent bien sûr imprimés. Mais tout ce qui peut être évité… l’est. Définitivement.
Les avantages en un coup d’œil :
Des coûts postaux structurellement réduits
Moins de courriers envoyés, moins de traitement manuel : vous réalisez des économies immédiates pouvant aller jusqu’à plusieurs dizaines de milliers d’euros par an. En supprimant les actions inutiles, vous libérez du budget pour ce qui compte vraiment : la croissance et l’innovation.Une fiabilité de livraison accrue
Chaque envoi est tracé. Fini la boîte noire : vous avez une visibilité complète sur chaque étape du processus, depuis l’envoi jusqu’à l’ouverture… voire le paiement.- Une traçabilité complète
Transparence totale sur qui a reçu quoi, quand et via quel canal. Toutes les données sont centralisées et facilement exportables pour vos analyses ou vos audits.
Logique fixe, intégration fluide
Breev s’intègre à votre logiciel de comptabilité ou ERP existant et prend en charge l’ensemble de votre flux documentaire. Chaque document suit une logique claire, basée sur son type, sa destination et les obligations légales. Par exemple :
- Factures via Peppol (obligatoire à partir de 2026)
- Fiches de paie via eBox
- Documents juridiques via qERDS
- Rappels par e-mail, puis en version papier si nécessaire
La mise en place est rapide et la formation de votre équipe prend souvent moins d’une heure. Grâce aux rapports en temps réel et aux alertes automatiques, vous gardez une vue claire sur l’ensemble de vos envois, sans modifier vos outils ni votre manière de travailler.
Des frais d’envoi réduits commencent par un processus intelligent
Les organisations qui adoptent Breev constatent des résultats concrets en moins de six mois :
- 60 % d’envois papier en moins, soit une économie moyenne de 2 500 euros par mois en frais de port.
- 40 % de délais de paiement en moins, grâce aux envois digitaux accompagnés d’un QR code ou d’un bouton de paiement intégré.
- 100 % de visibilité sur chaque envoi et sur l’ensemble de vos flux via des tableaux de bord en temps réel et des alertes automatiques.
Résultat ? Vous gagnez non seulement en marge financière, mais aussi en efficacité : des dizaines d’heures de travail administratif économisées chaque semaine. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance et la création de valeur.
Prêt à faire fondre vos frais postaux ?
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