Courrier électronique sécurisé (ERDS) : envoyer des documents sensibles sans risque

Qu’est-ce que le courrier électronique sécurisé et pourquoi est-ce nécessaire ?

Le courrier électronique sécurisé, ou ERDS en abrégé, utilise le chiffrement et des couches de sécurité supplémentaires pour s’assurer que seul le destinataire peut lire le message. Cela permet d’éviter que des informations sensibles soient exposées du fait de pirates informatiques, d’erreurs de destinataire ou de fuites internes.

Grâce aux courriers électroniques sécurisés, votre entreprise peut notamment :

• envoyer des documents financiers et juridiques en toute sécurité, sans risque d’interception ;
• partager des données à caractère personnel sans enfreindre la législation sur la protection de la vie privée (telle que le RGPD) ;
• protéger les contrats et les factures contre la fraude et la manipulation.

Comment fonctionne le courrier électronique sécurisé dans la pratique ?

Les messages électroniques ordinaires circulent en clair sur Internet et peuvent être interceptés. Le courrier électronique sécurisé permet d’éviter ce problème, grâce à des techniques telles que :

• Le chiffrement de bout en bout
  Seuls l’expéditeur et le destinataire peuvent lire le message.
• Les signatures numériques
  La garantie que le message n’a pas été modifié après son envoi.
• Les pièces jointes sécurisées
  Pour empêcher la divulgation involontaire de documents sensibles.

En outre, les entreprises peuvent mettre en place des mesures de sécurité supplémentaires, telles que :

• L’accès temporaire
  Détermine la durée pendant laquelle un e-mail reste accessible au destinataire.
• La vérification en deux étapes
  Requiert une confirmation supplémentaire avant que le destinataire puisse ouvrir le message.
• L’enregistrement et le suivi
  Permet de savoir qui a ouvert un e-mail et quand.

Pourquoi les entreprises misent sur l’ERDS

✔ Protection contre les cybermenaces
L’hameçonnage et les attaques de type « man-in-the-middle » sont les principaux risques liés à l’échange de courriers électroniques. Le courrier électronique sécurisé empêche l’interception ou la manipulation d’informations sensibles.

✔ Conformité réglementaire
Le RGPD et d’autres dispositions sur la protection de la vie privée exigent des entreprises qu’elles protègent de manière adéquate les données personnelles et confidentielles. Les e-mails ordinaires ne répondent pas à cette exigence.

✔ Sécurité juridique
Le courrier électronique sécurisé fournit une preuve irréfutable de l’envoi et de la réception. Grâce à la piste d’audit, vous pouvez savoir précisément qui a ouvert un document.

Pourquoi le courrier électronique sécurisé ne suffit pas

Si le courrier électronique sécurisé joue un rôle crucial dans la communication sécurisée, ce n’est pas la seule solution, ni la solution la plus appropriée. En fonction du contexte et des besoins du destinataire, d’autres modes d’envoi peuvent mieux convenir.

1. Tous les destinataires n’utilisent pas le courrier électronique sécurisé
Certains destinataires préfèrent un autre canal d’envoi ou travaillent avec des systèmes qui conviennent mieux à leurs processus internes.

2. Certains documents exigent un accusé de réception
Les notifications judiciaires ou les contrats requièrent une preuve de réception juridiquement probante. Dans de tels cas de figure, la loi impose l’utilisation du Digital Registered Email (qERDS) ou de l’eBox.

3. Adaptation aux préférences du destinataire

Le courrier électronique sécurisé n’est pas toujours la solution la plus pratique, selon la manière dont le destinataire traite ses documents. Pour les organisations qui gèrent de gros volumes de factures, de contrats ou de documents juridiques, eBox ou Peppol constituent parfois des alternatives plus efficaces.

C’est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent une approche multicanal, qui combine le courrier électronique sécurisé avec d’autres méthodes d’envoi pour livrer les documents dans de bonnes conditions et conformément aux exigences du destinataire.

Comment Breev intègre le courrier électronique sécurisé dans une stratégie multicanal

Breev aide les entreprises à combiner intelligemment le courrier électronique sécurisé avec d’autres canaux d’envoi, en fonction du type de document et des exigences du destinataire.

Un document n’est pas ouvert par l’intermédiaire d’un courrier électronique sécurisé ? Dans ce cas, Breev active automatiquement les canaux suivants :

• eBox → Pour la communication avec les pouvoirs publics.
• Facturation électronique et Peppol → Pour la facturation numérique entre entreprises.
• Courrier recommandé numérique (qERDS) → Pour les documents juridiques avec accusé de réception.
• Impression et envoi → Si une copie physique est exigée.
• Rappels par courrier électronique → Notifications supplémentaires pour les messages non ouverts.

Vous pouvez paramétrer le système pour que certains documents soient toujours envoyés sur plusieurs canaux. Par exemple, les documents juridiques peuvent être envoyés par défaut par courrier électronique sécurisé, ainsi qu’avec qERDS pour plus de sécurité.

Exploiter pleinement le potentiel de la messagerie électronique sécurisée ?

Le courrier électronique sécurisé est essentiel pour les entreprises qui envoient des documents sensibles, mais ce n’est qu’une partie d’une approche plus large. Plus votre stratégie d’envoi est efficace, moins il y a de risques et plus vos processus opérationnels sont fluides.

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